Obchodná komunikácia spoločné typy, charakteristiky a chyby

Žijeme v spoločnosti, v ktorej je veľká časť trhu práce nastavená na základe podnikateľského prostredia. Či už ide o veľké nadnárodné spoločnosti, malé a stredné podniky, rodinné podniky alebo dokonca o individuálne služby, všetky z nich musia brať do úvahy, že základným prvkom pre ich prežitie je súdržnosť v organizácii a komunikácii medzi ich časťami s cieľom spojiť sily a dosiahnuť spoločný cieľ..

V tomto zmysle to môžeme potvrdiť Obchodná komunikácia je jedným z kľúčových prvkov pri organizácii, najmä ak má určitú zložitosť, funguje správne a dokáže sa prispôsobiť a prežiť. A je to o tej komunikácii o tom, o čom budeme v tomto článku hovoriť.

• Súvisiaci článok: "Psychológia práce a organizácie: profesia s budúcnosťou"

Čo je obchodná komunikácia?

Pod obchodnou komunikáciou sa rozumie súbor procesov vykonávaných spoločnosťou alebo jej časťou, aby sa informácie o cestovaní uskutočňovali interne medzi rôznymi oddeleniami alebo pracoviskami spoločnosti, alebo ak hovoríme o komunikácii spoločnosti. zvonku.

Je dôležité mať na pamäti, že vo všeobecnosti takéto oznámenie neznamená len schopnosť vydávať informácie, ale zahŕňa aj skutočnosť, že ich možno získať: čelíme vzájomnej výmene údajov.

Dobrá obchodná komunikácia uprednostňuje, aby všetci členovia spoločnosti mohli zostať motivovaní a aby ich akcie boli známe, čím sa zníži neistota pracovníkov a lídrov, pokiaľ ide o stav tej istej spoločnosti.. Taktiež uľahčuje interakciu a zlepšuje pracovné prostredie, Okrem zlepšenia produktivity a umožnenia optimálnejšej reakcie na akúkoľvek možnosť.

Všeobecné ciele

Ciele obchodnej komunikácie sú ľahko pochopiteľné. Vnútorne na jednej strane umožňuje vytvoriť koherentnú organizáciu a zdieľať informácie a výsledky získané jej rôznymi oddeleniami alebo pracovníkmi, ako aj ciele a firemnú víziu spoločnosti, ktorá sa má vytvárať a prenášať..

tiež uľahčuje pochopenie toho, čo sa od každého pracovníka očakáva, ako aj pochopenie skutočností, ktorým musí každý z nich čeliť. Taktiež uľahčuje, aby každý pracoval v rovnakom smere a aby sa naučili nové spôsoby vykonávania ich vlastnej zodpovednosti..

Z hľadiska komunikácie s okolitým svetom je obchodná komunikácia nevyhnutná pre kontaktovanie médií a vytvorenie pozitívneho imidžu samotnej spoločnosti, ako aj pre analýzu cieľovej skupiny a posúdenie ich potrieb. To nám tiež umožňuje naučiť sa prilákať potenciálnych klientov a hodnotiť zmeny, ktoré sú vlastné dynamickej a plynulej spoločnosti, v ktorej žijeme, niečo zásadné, aby sme mohli predvídať a čeliť možným ťažkostiam a prispôsobiť sa životnému prostrediu..

Aby bola komunikácia efektívna, je nevyhnutné, aby pre ňu samotná spoločnosť vytvorila efektívne kanály, ako aj posilňovanie prenosu informácií prostredníctvom svojich činností, vytvárania prostriedkov na komunikáciu a tiež aktívne pracovať tak, aby neexistovala neistota Pokiaľ ide o to, čo sa požaduje a hľadá v rámci organizácie.

Je tiež dôležité pracovať na formálnych aj neformálnych aspektoch, ako aj hodnotiť potreby a myšlienky rôznych pracovníkov. Základom je aj empatia, ako aj dobrá regulácia a plánovanie komunikačných mechanizmov.

• Možno vás zaujíma: "Corporate identity: čo to je a ako definuje organizácie"

Rôzne druhy obchodnej komunikácie

Nie všetky spoločnosti a organizácie komunikujú rovnakým spôsobom a existujú rôzne typy a klasifikácie podnikovej komunikácie základe rôznych kritérií.

1. Vnútorné a vonkajšie

Prvý z nich je ten, ktorý stanovuje rozdiel medzi vnútornou a vonkajšou komunikáciou, prvý je ten, ktorý sa vyskytuje medzi jednotlivými oddeleniami a pracovníkmi samotnej spoločnosti a druhý je zameraný na nadviazanie komunikácie s okolím..

2. Obojsmerné a jednosmerné

Podobne môžeme nájsť aj obchodné komunikačné štýly s väčšou alebo menšou úrovňou interaktivity, ktoré sú schopné nájsť z najbežnejšej obojsmernej komunikácie, v ktorej odosielateľ a prijímač komunikujú a vymieňajú si informácie, až kým nie je odoslaná jednosmerná správa., všeobecne od mocenských pozícií, k prijímateľovi, ktorý nemá možnosť odpovedať.

3. Vzostupné, zostupné a horizontálne

V rámci internej obchodnej komunikácie organizácie môžeme nájsť tri veľké typy v závislosti od miesta, kde sa informácie začínajú, a od pozície medzi odosielateľom a príjemcom tej istej komunikácie. O komunikácii smerom nadol hovoríme vtedy, keď sa komunikatívny akt vykonáva od emitenta s vyšším poplatkom ako príjemca.

Keď je to podriadený, ktorý vydáva správu svojmu nadriadenému, hovoríme o vzostupnej komunikácii. V oboch prípadoch by sme boli konfrontovaní s typom vertikálnej komunikácie, teda komunikácie, v ktorej subjekty, ktoré udržiavajú komunikačný akt, majú nerovnosť z hľadiska moci (medzi nimi existuje hierarchia).

Druhým typom komunikácie je horizontálna komunikácia, ktorá je vytvorená medzi jednotlivcami, ktorí majú rovnaké postavenie a sú na rovnakej úrovni hierarchie..

4. Formálne a neformálne

Na záver treba poznamenať, že v podnikovej komunikácii môžeme nájsť existenciu dvoch rôznych typov komunikačných kanálov: formálnych a neformálnych. Prvým z nich je to, že sa zvyčajne zaobchádza s technickými aspektmi, ktoré sú spojené so samotnými úlohami, pričom ide o akúsi slušnú komunikáciu zameranú na dôvod a cieľ spoločnosti..

V neformálnej komunikácii, zvyčajne sa vytvára flexibilnejšia a prirodzenejšia komunikácia, zameraný predovšetkým na medziľudské vzťahy a často majú najväčší vplyv na blahobyt práce. Ten sa značne líši v závislosti od toho, kto ho vykonáva, a môže presiahnuť pracovisko, ktoré organizácia ťažko kontroluje.

Možné hrozby pre dobrú komunikáciu

Zásadný význam má zachovanie efektívnej obchodnej komunikácie, ale nie je to jednoduché. Je potrebné vziať do úvahy existenciu vysokej miery variability v situáciách, ktoré môžu vzniknúť, ako aj existenciu \ t nedorozumenia, zneužitia a ťažkosti pri komunikácii spoločnosti.

1. Nedostatok konzistencie

Jedným z faktorov, ktorý najviac ovplyvňuje, že komunikácia je naozaj užitočná, je dôveryhodnosť emitenta a zohľadnenie, ktoré sa prejavuje príjemcovi správy, príkladom môže byť existencia disonancií medzi tým, čo sa hovorí a čo sa hovorí. neudržiavanie emitentov spôsobom, ktorý je v súlade s vydanými správami.

K tomu môže dôjsť v ktoromkoľvek z pracovníkov spoločnosti, bez ohľadu na ich hierarchickú pozíciu, alebo ak hovoria s nadriadeným, podriadeným alebo s niekým na rovnakej úrovni hierarchie a generujú vážne dôsledky pre predmet (v závislosti od situácie). mohol by byť považovaný za zlý alebo dokonca zamietnutý), pokiaľ ide o organizáciu (generovanie nižšej úrovne dôvery v osobu av prípade vysokej pozície aj v organizácii).

Rovnakým spôsobom a napríklad v prípade veľkých spoločností s veľkým počtom oddelení, ak existujú rozdiely medzi údajmi o autorite alebo odkazom v rámci spoločnosti, pravdepodobne mohol vytvoriť situáciu, v ktorej pracovník nevie, aké vedenie by malo nasledovať, niečo, čo môže vyvolať frustráciu a nedôveru.

Podobne je potrebné byť veľmi opatrný pri interpretácii správ, pretože existencia ambivalencie môže spôsobiť, že rôzne oddelenia alebo pracovníci prídu na výklad opačných vecí. Cieľom obchodnej komunikácie je práve zabezpečiť vnútornú organizáciu a súdržnosť, aby nejasné posolstvá s rôznymi výkladmi mohli spôsobiť neistotu a pochybnosti, ktoré môžu vzniknúť u príjemcov správy..

2. Nedostatok emocionálneho spojenia

Ďalší problém možno nájsť v spôsobe komunikácie. Napríklad v niektorých organizáciách môžu vzniknúť ťažkosti pri vytváraní pocitu emocionálneho pripútanosti, ktorý u pracovníkov môže viesť k menšiemu nasadeniu a produktivite a u používateľov k nezáujmu a hľadaniu ďalších alternatív.. Je potrebné si uvedomiť, že všetko, čo sa robí, a aj to, čo nie je, je v podstate komunikatívne.

Samotné posolstvo je teda nielen dôležité, ale aj spôsob, akým sa prenáša: nie je to isté alebo ponúka rovnaké pocity ako e-mail ako osobné stretnutie alebo hľadanie skutočného kontaktu.

3. Nepochopenie kontextu

Musí sa tiež oceniť prispôsobenie sa súčasnej situácii a sociálnemu pokroku, ako aj osobitosti samotnej situácie. Napríklad v čoraz globalizovanejšej spoločnosti a kde nové technológie umožňujú okamžitú komunikáciu s veľkým počtom ľudí súčasne, môže byť potrebné analyzovať a investovať do komunikačných politík, ktoré zohľadňujú silu sietí. a ako správne prenášať požadované informácie, okrem hodnotenia kontaktu s potenciálnymi zákazníkmi z iných regiónov sveta.

Rovnako je potrebné posúdiť aj vlastnú situáciu spoločnosti, aby sa neuskutočnilo viac, ako je možné, aby sa zohľadnila situácia spoločnosti ako celku..

Ďalším problémom by mohol byť obsah vydaných správ: je možné, že aj keď komunikácia existuje, nevysiela ani nerozumie obsahu, ktorý by bolo potrebné prenášať. Môže sa zamerať na skôr doplňujúce aspekty a vyhnúť sa napríklad orientácii alebo cieľom, ktoré by dané pracovné miesto malo mať, alebo že za samozrejmosť považujú vedomosti, ktoré neboli nikdy explicitne uvedené.

4. Izolácia a nedostatok komunikácie

A nakoniec, najdôležitejším problémom, ktorý je možné extrapolovať zo všetkých predchádzajúcich, je možnosť, že neexistuje skutočná komunikácia.

Najjasnejším príkladom je stabilné a nepretržité používanie jednosmernej komunikácie, ktorá môže vytvoriť situáciu stagnácie a nedostatočné pochopenie toho, čo sa deje v samotnej organizácii. Našťastie je dnes najmenej využívaná práve preto, že je najmenej efektívna a najužitočnejšia.

Je to tiež možné že rôzne pozície nemajú primerané mechanizmy na nadviazanie kontaktu aj keď by ich názory mali byť vypočuté, existuje menej možností na spätnú väzbu alebo dokonca, že jednotlivé časti spoločnosti nemajú kontakt medzi sebou. Je potrebné túto interakciu stimulovať aktívnym spôsobom.

Bibliografické odkazy:

• Andrade, Horacio. (2005). Interná organizačná komunikácia: proces, disciplína a technika. Španielsko: Gesbiblo, S. L.
• Brillouin, L. (2004). Teória vedy a informácií. Mineola, N.Y.: Dover.