Ako správne napísať správu, v 10 krokoch

V našom každodennom živote, na pracovisku aj mimo neho, Nie je nezvyčajné, že by sme pri nejakej príležitosti mali pripraviť správu, ktorá by zohľadňovala akúkoľvek situáciu alebo problém.

Či už ide o podanie sťažnosti, podanie žiadosti alebo jednoducho o dokumentáciu konkrétnej situácie, bude to typ dokumentu, ktorý budeme vo všeobecnosti písať. Niektorí ľudia však môžu nájsť zložité správy. To je dôvod, prečo v tomto článku vám poskytneme sériu krokov o tom, ako napísať správu, na všeobecnej úrovni.

Čo je to správa?

Správa je typ dokumentu napísaného v próze, ktorý sa vykonáva s cieľom, aby osoba, ktorá ho robí, mohla oznámiť niečo, čo odkazuje na situáciu alebo tému na iných ľudí. zvyčajne zvyčajne sú nasmerované na vyššie inštancie (napríklad na mestskú radu alebo na nadriadeného), aj keď môžete nájsť aj správy, ktorých cieľom je niečo oznámiť profesionálovi odlišnému od nás, aby ste mohli pracovať s rovnakými údajmi a kontrastovať alebo ich rozširovať.

Existuje široká škála typov správ, ktoré môžu mať rôzne účely a diferencované štruktúry. V tomto článku sa však uvažuje o vytvorení správy, ktorá zohľadňuje všeobecnú štruktúru niektorého z nich..

Kroky na prípravu správy

Pri príprave správy musíme mať na pamäti, že na prvom mieste budeme musieť uvažovať o tom, ako, kedy a prečo to urobíme. Následne bude správa napísaná na základe situácie, ktorá sa má zohľadniť a predchádzajúcich úvah.

Nižšie uvádzame niekoľko užitočných krokov na správne napísanie správy.

1. Aký cieľ máme?

Pred začatím písania musíme uvažovať o tom, čo chceme dosiahnuť pomocou našej správy. Budeme požadovať riešenie problému alebo jednoducho ukladať údaje, aby sme ich mohli použiť neskôr?? Chceme odrážať vedecké vyšetrovanie alebo podať sťažnosť? Musíme to vziať do úvahy pri výbere typu správy, ktorá je podľa prípadu najdôležitejšia.

2. Majte na pamäti typ textu, ktorý budete používať

Nie všetky správy sú rovnaké, každý má svoje vlastné charakteristické vlastnosti. Napríklad, správa o výklade bude odrážať údaje bez toho, aby sa v súvislosti s nimi uskutočňovala akákoľvek interpretácia, pričom nie je možné urobiť závery, zatiaľ čo demonštračný typ bude vyžadovať, aby subjekt vypracoval hypotézy a dal ich do testu s cieľom získať sériu výsledkov a záverov.

3. Zamyslite sa nad terčom

Nezáleží len na tom, čo alebo ako, ale aj musíme premýšľať o tom, ktorá verejnosť má našu správu za cieľ. To nám umožní prispôsobiť úroveň jazyka tak našim potrebám, ako aj potrebám uvedenej verejnosti.

4. Výber a analýza informácií

Na základe predchádzajúceho kroku je nevyhnutné zhromaždiť informácie, ktoré chceme poskytnúť, a vhodne ich štruktúrovať tak, aby naša reč mala spoločnú podobu. Do úvahy sa musí vziať aj typ údajov, ktoré sa majú zohľadniť a kto alebo ako sa informácie získali.

5. Môžeme použiť grafické prvky

Hoci to závisí od typu správy, je možné použiť vizuálne prvky, ktoré uľahčujú pochopenie údajov. Hovoríme napríklad o použití stĺpcových grafov na analýzu frekvencií alebo na vykonanie analýzy nákladov a výnosov.

6. Názov

Aj keď sa to môže zdať hlúpe spomenúť, Správne pomenujte správu jasným spôsobom, vo vzťahu k téme, ktorá zahŕňa jej realizáciu a ľahko zrozumiteľnú je niečo, čo značne uľahčuje jeho pochopenie čitateľmi.

7. Napíšte úvod

V tejto prvej časti predmetnej správy uvedieme stručné zhrnutie témy, ktorou sa bude správa zaoberať. V ňom musí byť uvedený cieľ realizácie tejto správy a problém, ktorý vytvára potrebu jej existencie a kontextu, v ktorom sa uskutočňuje..

8. Rozširujte myšlienky a vysvetlite, čo sa vo vývoji skúma

V texte správy zorganizujeme a rozšírime informácie o tom, čo sa stalo, alebo vyšetrené, ponechanie jasných metód a činností, ktoré ukazujú, ako bola situácia vytvorená alebo vykonaná a ako získať údaje. Ak ide o správu, ktorá odráža vyšetrovanie, začlenia sa aspekty ako teoretické modely a skúmanie situácie..

9. Urobte záver

V poslednej časti správy musí sa zohľadniť konečný výsledok toho, čo sa preskúmalo a zohľadnilo v správe, alebo požiadavka alebo požiadavka ktorá sa vykonáva s cieľom vyriešiť situáciu. Musí byť jasné a zrozumiteľné.

10. Jazyk, ktorý sa má použiť

Je nevyhnutné, aby bol v celom písanom jazyku jasný a stručný. Musí byť napísané formálne a objektívne, v tretej osobe a pasívnym hlasom. Fakty musia byť oddelené od záverov, ktoré boli urobené (ak existujú) a musia sa priamo zaoberať údajmi, s ktorými sa zaobchádzajú, keď sa s nimi zaobchádza.